GAP-analyse forud for certificering

Når vi laver en GAP-analyse forud for en ISO-certificering, er det for at kunne identificere
forskellen - eller "gabet" - mellem en organisations nuværende tilstand (as‑is) og den
ønskede fremtidige tilstand (to‑be). Gap’et er det, der skal være på plads før en certificering.
Det vil sige, inden I begynder den indledende efterprøvning (jf. certificeringsprocessens step 1)

Med en GAP-analyse i hånden kan I opleve en mere effektiv certificeringsproces, fordi den
giver jer et klart fokus fra starten . Derfor anbefaler vi alle at få lavet den før certificering.

Få et tilbud på en GAP-analyse

sådan kan en gap-analyse forløbe 

Dette eksempel tager udgangspunkt i en ISO 9001 certificering. Bureau Veritas tilbyder
GAP-analyse forud for alle certificeringer i ISO-standarder.

Situation:
En mellemstor produktionsvirksomhed ønsker at blive certificeret i ISO 9001
(kvalitetsledelse). Ledelsen er i tvivl om, hvor langt virksomheden allerede er i forhold til standardens krav. Formålet med GAP-analysen er at få overblik over, hvor virksomheden
allerede lever op til kravene, og hvor der er mangler.

Nuværende tilstand ("as-is")

  • Produktionsvirksomheden har uformelle procedurer for kvalitetskontrol, men de er
    ikke dokumenteret.
  • Der er interne audits i praksis, men de gennemføres ad hoc og uden faste kriterier.
  • Ledelsen har ingen officiel kvalitetspolitik.

Ønsket tilstand ("to-be")

  • Dokumenterede processer, der lever op til ISO 9001 krav.
  • Et fastlagt og systematisk auditprogram.
  • En vedtaget og kommunikeret kvalitetspolitik med målbare kvalitetsmål.

Handlingsplan

  • Udarbejde og godkende en kvalitetspolitik og tilhørende kvalitetsmål.
  • Etablere et dokumentstyringssystem til procedurer, instruktioner og registreringer.
  • Udvikle et fast auditprogram med plan, kriterier og rapportering.
  • Dokumentere kompetencer (uddannelse, erfaring, oplæring) i et system.

Med denne GAP-analyse får produktionsvirksomheden et klart billede af, hvor hullerne er,
og hvilke handlinger der skal prioriteres for at kunne bestå en ISO-certificering.

Er en GAP-analyse virkelig nødvendig?

Måske tænker du, at I allerede ved, hvor hullerne er. Eller at en GAP-analyse bare bliver
“endnu en rapport”, der tager tid væk fra praktiske løsninger.

I praksis giver analysen jer netop det modsatte:

  • Fokus og overblik : I ved, hvor I står, og hvad der mangler.
  • Tidsbesparelse: I undgår at spilde energi på det, der allerede fungerer.
  • Tryghed: I går til certificering med vished om, at intet er overset.
  • Handling, ikke papir: Resultatet er et udgangspunkt for mere effektiv handling.

GAP-analysen er den indledende analyse, der kan gøre selve certificeringen enklere,
hurtigere og mere målrettet. Undervejs i GAP-analysen er der plads til rådgivning, så I kan få afklaret spørgsmål og konkretiseret efter behov. Under selve certificeringen er rådgivning ikke tilladt.

Få et tilbud på en GAP-analyse

ofte stillede spørgsmål om GAP-analyse

  • Hvordan hjælper en GAP-analyse os?

    En GAP-analyse er en gennemgang af jeres nuværende systemer og processer op mod
    kravene i en given standard – fx ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 eller ISO 45001. Den
    viser, hvor I allerede lever op til kravene, og hvor der er “huller”, der skal lukkes, før
    certificering. Den kan spare jer tid og ressourcer, fordi I får et overblik og et udgangspunkt
    for en tydelig handlingsplan, så I ved, hvor indsatsen skal ligge. I undgår at bruge kræfter
    på områder, der allerede er på plads.

  • Er en GAP-analyse en teoretisk rapport?

    Nej - resultatet er ikke en teoretisk rapport, men et udgangspunkt for at lave en effektiv
    køreplan. Den viser, hvor virksomheden har huller i forhold til at leve op til standardens
    krav. Virksomheden kan målrette sin indsats mod at lukke disse huller. Undervejs i GAP-analysen er der plads til rådgivning, så I kan få afklaret spørgsmål og konkretiseret efter behov. Under selve certificeringen er rådgivning ikke tilladt.

  • Vi kender allerede vores svagheder - hvorfor analysere igen?

    Mange tror, de har det fulde overblik. Men en systematisk GAP-analyse kan afsløre huller,
    der ellers ville blive overset - huller, som risikerer at forsinke jer og trække
    certificeringsprocessen ud, for eksempel hvis I skal tage en ekstra indledende efterprøvning.

  • Er en GAP-analyse dyr og tidskrævende?

    En GAP-analyse er en lille investering, der hurtigt betaler sig igen. Den kan typisk
    gennemføres på 1-2 dage og sikrer, at I bruger tiden rigtigt i stedet for at spilde
    ressourcer på forkerte områder. I kan få en mundtlig rapport på stedet, eller vi kan
    udarbejde en skriftlig rapport. Det er op til jer.

  • Er en GAP-analyse kun relevant, hvis vi skal certificeres?

    Nej, den kan også bruges til intern forbedring, f.eks. som analyse forud for effektivisering af
    processer og til at opfylde nye krav fra kunder eller myndigheder.